Na hora de montar ou modernizar a estrutura de impressão da empresa, uma dúvida é quase inevitável: comprar ou alugar uma impressora? A decisão, que pode parecer simples à primeira vista, tem implicações diretas no orçamento, na produtividade e até na segurança da informação da organização.
Enquanto algumas empresas ainda preferem adquirir equipamentos próprios, um número crescente de gestores tem optado por modelos de aluguel ou outsourcing de impressão, que oferecem flexibilidade, redução de custos e suporte técnico especializado.
Mas afinal, qual é o modelo mais vantajoso? A resposta depende de diversos fatores, e é isso que vamos explorar neste artigo.
O que considerar ao tomar essa decisão?
Antes de decidir se sua empresa deve comprar ou alugar uma impressora, é fundamental avaliar os seguintes pontos:
- Custo total de propriedade (TCO)
- Previsibilidade de gastos
- Suporte técnico e tempo de resposta
- Custo com suprimentos e manutenção
- Flexibilidade de crescimento ou redução
- Segurança da informação e compliance
- Impacto ambiental e sustentabilidade
Vamos comparar os dois modelos a seguir.
Comprar uma impressora: quando faz sentido?
Adquirir uma impressora pode parecer um bom investimento inicial, especialmente para empresas de pequeno porte com baixo volume de impressão. O equipamento é da empresa, não há contrato de aluguel e a gestão é feita internamente.
Vantagens:
- Possibilidade de escolher qualquer modelo no mercado
- Controle total sobre o equipamento
- Sem pagamento de mensalidade fixa
Desvantagens:
- Alto investimento inicial (CAPEX)
- Custos com manutenção e suporte técnico por conta própria
- Dificuldade para prever gastos com suprimentos
- Equipamento desatualiza com o tempo
- Falta de controle sobre o uso (desperdício de papel e toner)
- Risco de downtime sem SLA definido
Alugar uma impressora (Outsourcing): por que está se tornando padrão?
O modelo de outsourcing — aluguel de impressoras com suporte técnico e gestão incluídos — tem ganhado força justamente por transformar um custo fixo em um serviço estratégico.
Com esse modelo, a empresa não se preocupa com compra, manutenção ou reposição de suprimentos. Tudo isso é responsabilidade do fornecedor.
Vantagens:
- Sem investimento inicial: custo operacional (OPEX)
- Suporte técnico com SLA definido (por exemplo, atendimento em até 4h)
- Monitoramento remoto de falhas e suprimentos
- Controle detalhado de uso por usuário/setor
- Contratos flexíveis conforme o crescimento do negócio
- Atualização tecnológica incluída no contrato
- Sustentabilidade: logística reversa e redução de desperdício
Desvantagens:
- Exige escolha criteriosa do fornecedor
- Pode não ser vantajoso para empresas com volume extremamente baixo
Exemplo prático: o impacto no custo total
Imagine duas empresas com o mesmo perfil e volume de impressão. A que compra a impressora enfrenta custos com:
- Aquisição do equipamento (ex: R$ 4.500)
- Troca de toner a cada 2 meses
- Chamados técnicos fora da garantia
- Paradas operacionais por problemas não resolvidos a tempo
- Depreciação contábil e reposição futura
Enquanto isso, a empresa que opta pelo outsourcing paga uma mensalidade fixa ou por página impressa, com previsibilidade total dos custos, suporte incluso e reposição automática de suprimentos.
Na prática, o outsourcing pode representar até 30% de economia no TCO, sem falar nos ganhos operacionais e de produtividade.
Sustentabilidade também entra na conta
Outro diferencial do aluguel de impressoras é o compromisso com práticas sustentáveis. Fornecedores sérios, como a Art Jet Impressões, incluem no contrato:
- Logística reversa de cartuchos
- Impressoras com certificações de eficiência energética
- Monitoramento do uso para evitar desperdícios
- Relatórios de impacto ambiental
Esses fatores são cada vez mais relevantes para empresas que querem cumprir metas de ESG ou relatórios de sustentabilidade.
Comprar ou alugar uma impressora: o que é melhor para sua empresa?
Se sua empresa imprime pouco, tem estrutura técnica própria e pode lidar com oscilações nos custos, a compra pode ainda ser uma opção.
Mas para a maioria das empresas que busca:
- Reduzir custos
- Evitar imprevistos
- Ganhar controle operacional
- Focar no core business
- Acessar tecnologia atualizada
- Contribuir com a sustentabilidade
… alugar uma impressora é a escolha mais estratégica.
Transforme um equipamento em um serviço de valor
No mundo corporativo atual, a tendência é clara: empresas querem acesso, não posse. E isso vale também para impressoras. O que antes era um ativo físico agora pode ser um serviço completo, flexível e muito mais vantajoso.
A Art Jet Impressões oferece um ecossistema completo de outsourcing de impressão com contratos flexíveis, SLA de atendimento em até 4 horas, monitoramento remoto e produção gráfica expressa sob demanda — tudo com atendimento consultivo e foco em eficiência.
Se você ainda está se perguntando se deve comprar ou alugar uma impressora, talvez a pergunta certa seja: quanto sua empresa ainda perde tentando gerenciar impressoras por conta própria?
