Saiba como garantir melhores condições, mais controle e suporte confiável ao renovar contrato de impressoras da sua empresa

Por Art Jet, Especialista em Impressoras para Pequenos e Médios Negócios

Quando o contrato de outsourcing de impressoras está próximo do vencimento, muitas empresas renovam automaticamente por inércia — sem questionar se o serviço ainda funciona ou se há opções melhores no mercado.

O problema? Aceitar a renovação sem avaliar pode significar mais um, dois ou três anos lidando com os mesmos problemas: técnico que demora dias para aparecer, suprimentos que acabam na pior hora, equipamentos travando durante apresentações importantes, ou aquele atendimento robotizado onde ninguém conhece a sua operação.

A renovação contratual deveria ser encarada como uma janela de oportunidade para corrigir o que não funciona, exigir mais do fornecedor atual ou, se necessário, migrar para um parceiro que realmente entenda o impacto que a impressão tem no dia a dia da sua empresa.

Neste artigo, você vai entender o que considerar antes de renovar, o que exigir em um contrato bem estruturado e por que muitas empresas estão migrando para soluções mais ágeis e transparentes — como a oferecida pela Art Jet.

Por que revisar o contrato antes de renovar

Muitos contratos incluem cláusulas de renovação automática, mas isso não significa que sua empresa deve simplesmente aceitar. Alguns sinais de que é hora de reavaliar:

• Você abre chamado e o técnico só aparece 3, 4 dias depois — enquanto isso, a operação fica parada e você improvisa soluções paliativas
• Os suprimentos acabam e você fica esperando reposição — impactando prazos de entregas e gerando estresse desnecessário
• Ninguém te dá relatórios de uso — você não sabe onde está o desperdício nem quem imprime o quê
• Os equipamentos são os mesmos há anos — lentidão, travamentos e incompatibilidade com sistemas novos viraram rotina
• O atendimento é impessoal e burocrático — você não tem um contato direto, precisa abrir protocolos e esperar retornos genéricos

Se você reconheceu pelo menos dois desses pontos, sua empresa está pagando por um serviço que não entrega o básico. E o pior: está perdendo tempo e dinheiro que poderiam ser investidos em crescimento.

A boa notícia? A renovação é o momento perfeito para mudar esse cenário.

O que avaliar antes de renovar contrato de impressoras

Antes de assinar um novo período, faça as perguntas certas:

1. O SLA de atendimento é claro e rápido?

SLA (Service Level Agreement) define em quanto tempo o fornecedor deve resolver seu problema. Sem SLA claro, você fica refém da boa vontade do técnico. Um atendimento em até 24 horas deveria ser o padrão, não uma exceção.

Na prática: se sua impressora travar às 10h da segunda-feira, você quer a garantia de que até, no máximo, terça de manhã o problema estará resolvido. Qualquer coisa além disso é perda de produtividade.

2. Existe monitoramento remoto?

Fornecedores modernos monitoram o parque em tempo real: eles sabem quando o toner está acabando antes de você perceber e já enviam o suprimento. Você não deveria descobrir que o cartucho acabou só quando for imprimir aquela proposta urgente.

Se o seu fornecedor atual opera de forma reativa (você liga, reclama, eles atendem), está na hora de considerar quem trabalha de forma proativa.

3. Você tem acesso a relatórios de uso?

Sem dados, não há gestão. Relatórios detalhados mostram quem imprime mais, quais setores geram desperdício e onde implementar políticas de economia. Se você não tem esses números, está navegando às cegas.

4. Os equipamentos são atualizados?

Seu contrato prevê troca de modelos defasados? Muitos fornecedores deixam os mesmos equipamentos por anos, mesmo que sua empresa tenha crescido ou mudado de perfil. Equipamentos ultrapassados não acompanham a evolução do negócio.

5. O contrato é flexível?

Sua empresa pode aumentar o volume de impressões sem burocracia? Incluir novos equipamentos conforme a demanda cresce? Ajustar o escopo quando necessário? Contratos engessados travam o crescimento.

6. O atendimento é humanizado?

Você tem um canal direto (WhatsApp, telefone) com quem realmente resolve o problema? Ou precisa abrir protocolos, aguardar respostas automáticas e lidar com atendentes que não conhecem sua operação?

Empresas que tratam impressão como commodity oferecem atendimento robotizado. Empresas que entendem o impacto da impressão no negócio oferecem parceria.

O que deve constar em um bom contrato de impressão

Seja com seu fornecedor atual ou com um novo parceiro, exija clareza:

• Equipamentos disponibilizados (modelo, quantidade, ciclo de vida)
• SLA de atendimento técnico e prazos de reposição de suprimentos
• Escopo de serviços incluídos: instalação, monitoramento, suporte remoto, substituições
• Frequência e tipo de relatório de uso
• Política de substituição em caso de falha irreparável
• Valores mensais fixos e/ou custo por página
• Regras de renovação e rescisão
• Procedimentos ao término do contrato

Esses itens evitam surpresas e garantem que você está pagando por um serviço, não por improvisação.

Quando vale a pena mudar de fornecedor

Se você identificou falta de suporte, inflexibilidade, ausência de dados ou custos ocultos, continuar com o mesmo fornecedor é escolher os mesmos problemas pelos próximos anos.

A troca pode parecer trabalhosa, mas empresas especializadas em migração tornam o processo simples: levantamento do parque atual, instalação planejada, importação de dados, treinamento da equipe. O impacto na operação é mínimo — e os ganhos são imediatos.

Por que empresas estão migrando para a Art Jet

A Art Jet não é só mais um fornecedor de impressoras em comodato. É o parceiro que resolve o que os outros deixam de lado:

✅ SLA de até 24 horas — problema resolvido rápido, não “quando der”
✅ Monitoramento remoto — suprimentos chegam antes de acabar, não depois
✅ Relatórios gerenciais completos — você sabe exatamente o que está sendo impresso e onde economizar
✅ Equipamentos modernos ajustados ao seu perfil de uso — não modelos esquecidos há 5 anos
✅ Contratos flexíveis — sua empresa cresce, o contrato acompanha
✅ Atendimento direto via WhatsApp — sem protocolos, sem burocracia
✅ Manutenção, assistência técnica e suprimentos extras inclusos (conforme plano)
✅ Logística reversa e foco em sustentabilidade

E tem mais: a Art Jet vai além do comodato. Oferece gráfica expressa, aluguel de projetores, recarga de cartuchos e suporte de TI — um ecossistema completo para atender todas as suas demandas de impressão e comunicação visual.

São mais de 10 anos de experiência atendendo diversos segmentos, com a expertise de quem entende que cada atraso na impressão custa produtividade, credibilidade e dinheiro.

Renovar não deveria ser automático. Deveria ser estratégico.

Se o contrato da sua empresa está próximo do vencimento, este é o momento de decidir: aceitar mais um ciclo de problemas ou migrar para um parceiro que oferece suporte de verdade, equipamentos modernos e um atendimento que funciona.

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