Você já fez as contas completas de quanto sua empresa gasta com impressoras? A maioria dos gestores financeiros conhece os custos óbvios: o valor pago na compra do equipamento, o toner que precisa ser reposto todo mês, talvez alguma manutenção aqui e ali. Mas esses itens representam apenas cerca de 60% do real custo de manter impressoras próprias.

Os outros 40% estão escondidos em lugares que você provavelmente nunca olhou. E é exatamente esse valor invisível que faz a diferença entre um orçamento controlado e um orçamento que estoura sem você entender por quê.

Neste artigo, você vai descobrir TODOS os custos de manter impressoras próprias e entender por que o número final é sempre muito maior do que parecia no início.

Por Que a Maioria das Empresas Subestima os Custos Reais

Existe uma razão simples para isso: os custos estão espalhados em lugares diferentes. A compra da impressora saiu do CAPEX de três anos atrás. O toner vem do orçamento de material de escritório. A manutenção, às vezes, é paga pelo departamento de TI, às vezes por facilities. A energia elétrica está diluída na conta geral da empresa.

Quando você olha cada item isoladamente, nenhum parece tão significativo. Mas, quando você soma tudo e divide pelo número de páginas impressas, o custo por página pode ser três ou quatro vezes maior do que você imaginava.

Além disso, existe uma tendência natural de lembrar dos custos fixos e previsíveis, mas esquecer dos variáveis e emergenciais. Você lembra que comprou a impressora por R$ 8.000 há dois anos. Mas não lembra das três vezes que precisou chamar um técnico às pressas, dos cartuchos que secaram porque ficaram parados, do papel especial que precisou comprar para aquela apresentação importante.

Os 7 Componentes do Custo Real (TCO – Total Cost of Ownership)

O TCO, ou Custo Total de Propriedade, é a soma de absolutamente tudo que você gasta para ter uma impressora funcionando. Vamos detalhar cada componente:

1. CAPEX: Investimento Inicial e Depreciação

Este é o custo mais óbvio, mas poucos gestores calculam corretamente o impacto real dele no orçamento mensal.

Quando você compra uma impressora multifuncional de médio porte por R$ 12.000, esse valor não desaparece magicamente após a compra. Ele precisa ser depreciado ao longo da vida útil do equipamento, que geralmente é de 3 a 5 anos.

Cálculo real:

• Impressora: R$ 12.000
• Vida útil: 4 anos (48 meses)
• Depreciação mensal: R$ 250

Mas tem mais: esse valor de R$ 12.000 poderia estar investido em outra coisa que trouxesse retorno para a empresa. O custo de oportunidade também precisa entrar na conta.

Além disso, impressoras desvalorizam rápido. Depois de 2 anos, você não consegue vender aquele equipamento de R$ 12.000 por mais de R$ 3.000 ou R$ 4.000. Essa perda de valor é um custo real que impacta seu balanço.

2. Suprimentos: Muito Além do Toner

A maioria dos gestores sabe quanto gasta com toner. Mas os suprimentos vão muito além disso:

Toner ou cartuchos: O item mais óbvio, mas com variações enormes de preço dependendo de onde você compra e se opta por originais ou compatíveis. Toner original pode custar R$ 400 a R$ 800. Compatível pode ser R$ 150, mas pode danificar o equipamento.

Papel: Parece barato quando você compra uma resma por R$ 20. Mas uma empresa que imprime 5.000 páginas por mês gasta cerca de R$ 200 só em papel.

Kits de manutenção: Cilindros, fusor, correias de transferência — componentes que precisam ser trocados periodicamente e custam entre R$ 500 e R$ 2.000, dependendo do modelo.

Consumíveis especiais: Papel fotográfico, envelopes, etiquetas, transparências. Sempre que você precisa imprimir algo diferente, o custo sobe.

A conta mensal de suprimentos de uma impressora que parecia econômica pode facilmente chegar a R$ 600 ou R$ 800 quando você soma tudo.

3. Manutenção: Preventiva, Corretiva e Emergencial

Este é um dos custos mais imprevisíveis e que mais impacta o orçamento sem aviso prévio.

Manutenção preventiva: Se você é disciplinado e faz revisões programadas, gasta cerca de R$ 300 a R$ 500 por semestre. A maioria das empresas não faz, o que leva ao próximo item.

Manutenção corretiva: Quando algo quebra, você precisa chamar um técnico. A visita técnica custa entre R$ 150 e R$ 300. A peça que precisa ser trocada pode custar de R$ 200 a R$ 1.500. E você nunca sabe quando isso vai acontecer.

Emergências: Aquela impressora que para na véspera da apresentação importante. Você paga o dobro ou o triplo para o técnico vir no mesmo dia. Ou paga um serviço de impressão externo às pressas, que cobra muito mais caro.

Empresas que acompanhamos reportam gastar, em média, R$ 2.400 por ano em manutenções não programadas. São R$ 200 por mês que você não esperava.

4. Energia Elétrica

Parece um custo pequeno, mas quando você calcula direito, o número surpreende.

Uma impressora multifuncional laser consome cerca de 1,2 kWh em operação. Se ela fica ligada 8 horas por dia, são aproximadamente 9,6 kWh por dia útil. Em um mês com 22 dias úteis, são 211 kWh.

Com a tarifa média industrial de R$ 0,70 por kWh, você está gastando cerca de R$ 148 por mês só de energia — por equipamento.

Se você tem três impressoras, são quase R$ 450 mensais só de conta de luz para manter equipamentos que ficam ociosos boa parte do tempo.

5. Espaço Físico e Infraestrutura

Impressoras ocupam espaço. E espaço custa dinheiro, especialmente em escritórios comerciais.

Se você paga R$ 80 por metro quadrado de aluguel e cada impressora ocupa 2 m² (considerando o equipamento mais o espaço de circulação), são R$ 160 mensais por equipamento só de espaço físico.

Adicione a isso:

Móveis: Bancadas, suportes, armários para guardar papel e suprimentos
Cabeamento de rede: Instalação e manutenção da infraestrutura
Ventilação: Impressoras geram calor e precisam de ambiente climatizado
Segurança: Alguns documentos são confidenciais e precisam de controle de acesso

Facilmente mais R$ 100 a R$ 200 mensais que você nem percebe que está gastando.

6. Tempo de Equipe (O Custo Mais Invisível de Todos)

Este talvez seja o custo que mais passa despercebido, mas é um dos mais significativos.

Tempo de TI: Sua equipe de TI gasta em média 6 a 8 horas por mês resolvendo problemas com impressoras — configurando drivers, desentupindo filas de impressão, resolvendo problemas de rede. Se um profissional de TI custa R$ 6.000 mensais para a empresa, essas 8 horas representam R$ 300 de tempo dedicado a algo operacional que não agrega valor.

Tempo de usuários: Quantas vezes alguém fica 10 minutos parado esperando uma impressão travar? Ou vai até outra impressora porque a mais próxima está com problema? Se você tem 20 colaboradores que perdem 15 minutos por mês com isso, e o custo médio é de R$ 25/hora, são R$ 125 mensais de produtividade perdida.

Tempo de gestão: Alguém precisa controlar estoque de suprimentos, fazer pedidos, conferir entregas, organizar manutenções. Mesmo que sejam apenas 2 horas mensais, é custo que precisa entrar na conta.

7. Downtime e Custos de Oportunidade

O que acontece quando a impressora para no momento crítico?

Você perde prazos. Deixa clientes esperando. Precisa remarcar reuniões. Paga serviços externos emergenciais que custam o triplo do normal. Essas situações são impossíveis de prever, mas acontecem com frequência suficiente para impactar significativamente o custo real.

Uma empresa que perde uma proposta comercial porque não conseguiu imprimir a apresentação a tempo não está perdendo só o custo da impressão. Está perdendo a receita que aquele cliente traria.

Como Calcular o Custo Real: Exemplo Prático

Vamos pegar uma situação real: uma PME com 30 funcionários que tem duas impressoras multifuncionais laser.

CAPEX e Depreciação:

• 2 impressoras × R$ 12.000 = R$ 24.000
• Depreciação mensal (4 anos): R$ 500

Suprimentos mensais:

• Toner: R$ 600
• Papel: R$ 300
• Outros consumíveis: R$ 150
• Subtotal: R$ 1.050

Manutenção média mensal:

• Preventiva + corretiva: R$ 350

Energia elétrica:

• 2 impressoras: R$ 300

Espaço físico:

• 4m² × R$ 80: R$ 320

Tempo de equipe:

• TI: R$ 300
• Usuários: R$ 200
• Gestão: R$ 150
• Subtotal: R$ 650

Downtime e emergências (média):

• R$ 200

CUSTO TOTAL MENSAL: R$ 3.370

Se essa empresa imprime 10.000 páginas por mês, o custo real por página é de R$ 0,34.

A maioria dos gestores dessa empresa provavelmente achava que estava gastando só com toner e papel, algo em torno de R$ 0,12 por página. O custo real é quase três vezes maior.

Quanto Você Está Gastando de Verdade?

Para descobrir seu custo real, você precisa fazer esse exercício completo:

Passo 1: Levante o valor de compra de cada equipamento e calcule a depreciação mensal

Passo 2: Some todos os gastos com suprimentos dos últimos 6 meses e tire a média mensal

Passo 3: Levante todos os chamados de manutenção do último ano, some os valores e divida por 12

Passo 4: Calcule o consumo de energia de cada equipamento

Passo 5: Estime o tempo que sua equipe dedica a questões relacionadas a impressão

Passo 6: Conte quantas páginas você imprime por mês

Passo 7: Divida o custo total mensal pelo número de páginas

O número final vai surpreender você. E quando você tiver esse número na mão, vai poder tomar decisões muito mais informadas sobre se vale a pena continuar com impressoras próprias ou se faz mais sentido terceirizar.

A Comparação Que Você Precisa Fazer

Agora que você sabe quanto REALMENTE custa manter impressoras próprias, compare com o modelo de terceirização.

No outsourcing, você paga um valor fixo mensal que já inclui:

• Equipamentos sem investimento inicial
• Todos os suprimentos (toner, papel, peças)
• Manutenção preventiva e corretiva ilimitada
• Suporte técnico com SLA garantido
• Monitoramento remoto 24/7
• Reposição automática de suprimentos
• Atualização de equipamentos quando necessário

Para a maioria das PMEs, esse valor fixo mensal fica entre R$ 0,08 e R$ 0,15 por página impressa, dependendo do volume e do tipo de contrato.

Compare esse valor com os R$ 0,25, R$ 0,30 ou R$ 0,35 que você provavelmente está gastando (mas não sabia). A diferença é significativa.

E mais importante que a economia: você tem previsibilidade total. Sabe exatamente quanto vai gastar nos próximos 12, 24 ou 36 meses. Sem surpresas, sem emergências, sem orçamento estourado.

O Que Fazer Com Essa Informação

Agora você tem três opções:

Opção 1: Continuar com impressoras próprias sabendo exatamente quanto está custando. Pelo menos você não está mais no escuro e pode planejar o orçamento de forma realista.

Opção 2: Tentar reduzir os custos atuais. Negociar melhor com fornecedores, implementar políticas de impressão mais rígidas, fazer manutenção preventiva religiosamente. Você consegue reduzir, mas dificilmente vai chegar ao nível de eficiência de quem faz isso profissionalmente.

Opção 3: Avaliar seriamente a terceirização. Fazer uma simulação real comparando seus custos atuais (agora que você sabe todos eles) com o que custaria terceirizar. Pode ser que a decisão seja mais clara do que você imagina.

Se você quer entender melhor os custos que estão escondidos na sua operação atual, leia nosso artigo sobre como reduzir custos invisíveis de impressão.

E se está considerando a terceirização como alternativa, confira nosso comparativo entre comprar ou alugar uma impressora para entender as diferenças entre os modelos.

O importante é tomar a decisão com base em números reais, não em achismos ou percepções equivocadas. Agora você tem as ferramentas para fazer essa análise de forma correta.

Solicite um diagnóstico gratuito do seu parque de impressão atual. Vamos analisar sua situação específica, levantar todos os custos reais e mostrar exatamente onde está seu dinheiro. Entre em contato pelo WhatsApp e agende uma conversa sem compromisso.

Você vai descobrir números que provavelmente nunca tinha calculado. E essa clareza pode mudar completamente a forma como você enxerga essa área da empresa.