Se você pesquisou por outsourcing de impressão pequenas empresas RS, provavelmente existe uma dúvida bem objetiva por trás da busca: será que terceirizar a impressão faz sentido para uma empresa com cinco, oito ou dez funcionários, ou esse tipo de serviço só compensa para organizações maiores?

A resposta curta é: pode valer a pena mesmo em uma operação pequena. O número de funcionários, sozinho, não determina se o outsourcing compensa. O que importa é quanto sua empresa imprime, quanto tempo perde resolvendo problemas, quanto gasta com suprimentos e manutenção e quanta previsibilidade deseja ter sobre esses custos.

Para algumas microempresas, comprar e administrar a própria impressora continua sendo suficiente. Para outras, transferir essa responsabilidade para um fornecedor especializado elimina uma série de pequenos gastos e interrupções que passam despercebidos no dia a dia.

Outsourcing de impressão para empresa pequena não é exagero?

Não necessariamente.

Existe uma percepção de que outsourcing é uma solução criada para escritórios com dezenas de impressoras, departamentos de TI estruturados e alto volume mensal. Esse modelo realmente é utilizado por empresas maiores, mas o princípio do serviço não depende do tamanho da equipe.

Outsourcing significa, de forma simples, deixar de administrar sozinho parte da estrutura de impressão.

Em vez de comprar um equipamento e assumir separadamente manutenção, suprimentos e eventuais problemas técnicos, a empresa contrata uma solução adequada ao seu volume de uso.

É aí que uma microempresa pode encontrar valor.

Em uma equipe pequena, ninguém costuma ser contratado especificamente para cuidar da impressora. Quando ela para, alguém precisa interromper outra atividade para procurar assistência, comprar toner, verificar orçamento ou tentar descobrir o que aconteceu.

Pode ser o proprietário. Pode ser alguém do administrativo. Pode até ser a pessoa que “entende mais de computador”.

O problema não é apenas o custo da peça ou do toner. É o conjunto de interrupções provocado por algo que não faz parte da atividade principal da empresa.

Por isso, ao avaliar um outsourcing impressão microempresa, a pergunta mais útil não é “temos funcionários suficientes para isso?”, mas sim:

quanto custa continuar cuidando disso internamente?

Quando o outsourcing de impressão pequenas empresas RS começa a fazer sentido?

O primeiro sinal é a falta de previsibilidade.

Imagine uma pequena empresa que passa alguns meses sem qualquer problema. De repente, no mesmo período, precisa comprar suprimentos e chamar assistência para um equipamento que começou a apresentar falhas.

O orçamento daquele mês muda sem planejamento.

No outsourcing, a lógica é diferente. A empresa passa a trabalhar com uma contratação recorrente definida conforme equipamento, volume e condições do serviço. Na Art Jet, existem configurações para pequenas operações com planos a partir de R$120 por mês, de acordo com a necessidade do cliente.

Isso não significa que R$120 será automaticamente o valor ideal para qualquer empresa. O plano precisa considerar fatores como:

• volume médio de impressão;
• tipo de documento produzido;
• necessidade de impressão colorida ou monocromática;
• tamanho e capacidade do equipamento;
• franquia de páginas contratada;
• cobrança por excedentes;
• suprimentos previstos;
• condições de manutenção e suporte.

É justamente por isso que comparar apenas “mensalidade do outsourcing” contra “preço de uma impressora” gera uma análise incompleta.

Uma impressora própria também possui custos posteriores à compra.

Além do equipamento, existem toner ou tinta, peças, assistência técnica e o risco de substituição quando a máquina deixa de atender às necessidades do negócio.

Se sua principal dúvida ainda está entre ter um equipamento próprio ou alugado, vale consultar também Aluguel de impressora em Gravataí vs. comprar.

O que uma pequena empresa deve comparar antes de decidir?

Para saber se o outsourcing vale a pena, comece pelos gastos que já existem.

Pegue os últimos meses e identifique quanto a empresa desembolsou com:

• cartuchos, tintas ou toners;
• manutenção;
• peças e componentes;
• aquisição ou parcelamento de equipamentos;
• impressões feitas externamente por problemas internos;
• deslocamentos para comprar suprimentos ou procurar assistência.

Depois existe uma segunda parte, mais difícil de aparecer no extrato bancário: o tempo gasto administrando a impressora.

Não é necessário transformar cada minuto em um cálculo financeiro sofisticado. Basta observar a rotina.

Quando acaba o toner, quem resolve?

Quando aparece uma falha, quem procura assistência?

Quando um orçamento chega, quem compara fornecedores?

Quando a impressora fica parada, o trabalho continua normalmente ou alguém precisa improvisar?

Essas perguntas ajudam a entender o custo operacional que fica escondido atrás de uma impressora aparentemente barata.

Exemplo prático: uma empresa com oito funcionários

Considere uma empresa com oito pessoas e uma única impressora utilizada para contratos, documentos administrativos, notas, relatórios e materiais internos.

O volume não precisa ser enorme para a impressão ser importante.

Se o equipamento próprio funciona bem e os gastos são baixos e previsíveis, manter a estrutura atual pode continuar sendo uma escolha racional.

Agora imagine outro cenário: a mesma empresa compra suprimentos sem regularidade, já precisou chamar assistência algumas vezes e depende do equipamento diariamente.

Nesse caso, o gestor não deve comparar somente o preço de uma nova impressora com uma mensalidade de outsourcing.

A comparação mais útil passa a ser:

quanto custa ter o equipamento + mantê-lo funcionando + administrar suprimentos + resolver imprevistos?

É aí que o comodato impressora empresa pequena pode ganhar sentido econômico e operacional.

O que deve estar claro no contrato de outsourcing?

Antes de contratar, peça uma explicação objetiva sobre o que efetivamente faz parte do plano.

Mensalidade baixa sem clareza contratual não é necessariamente economia.

Confira, pelo menos:

• qual equipamento será disponibilizado;
• qual franquia de páginas está prevista;
• como funciona a cobrança de excedentes;
• quais suprimentos estão incluídos;
• quais itens não estão incluídos;
• como funciona manutenção;
• qual é o prazo de atendimento;
• como solicitar suporte;
• regras para troca ou substituição do equipamento;
• duração e condições do contrato.

Na Art Jet, o serviço de comodato é estruturado com suporte e acompanhamento da operação de impressão, e o atendimento trabalha com SLA de até 24 horas na região atendida.

Para entender com mais detalhes a estrutura dessa modalidade, leia também Comodato de impressora para PME — como funciona

Essa análise é especialmente importante para microempresas. Quando a estrutura é pequena, uma solução simples costuma ser melhor do que um contrato cheio de recursos que nunca serão utilizados.

O objetivo não é contratar mais tecnologia. É eliminar trabalho desnecessário.

Ter menos de 10 funcionários muda a escolha da impressora?

Muda principalmente o dimensionamento.

Uma empresa pequena não precisa contratar um equipamento projetado para um volume muito maior apenas porque decidiu terceirizar.

Uma boa proposta deve considerar o uso real.

Para escolher uma impressora para pequena empresa, observe fatores como frequência de impressão, quantidade de usuários, necessidade de frente e verso, digitalização, impressão em cores e formatos utilizados.

Subdimensionar gera frustração porque o equipamento trabalha acima do que deveria.

Superdimensionar pode fazer a empresa pagar por uma estrutura de que não precisa.

Por isso, o diagnóstico vem antes do contrato.

Essa lógica também aproxima outsourcing de outras formas de terceirização TI RS: a vantagem não está em simplesmente transferir uma tarefa para fora, mas em contratar uma estrutura proporcional à necessidade da empresa e ter alguém responsável por mantê-la operacional.

Afinal, quando o outsourcing vale a pena para uma microempresa?

Existe uma forma simples de chegar a uma primeira resposta.

O outsourcing merece ser avaliado com atenção quando sua empresa:

• depende da impressora para atividades importantes;
• compra toner ou tinta de forma recorrente;
• já enfrentou paradas inesperadas;
• perde tempo procurando manutenção;
• quer transformar gastos irregulares em uma despesa mais previsível;
• não deseja investir na compra de um novo equipamento;
• prefere concentrar a equipe no negócio principal.

Por outro lado, se a empresa imprime muito pouco, possui um equipamento adequado, praticamente não enfrenta problemas e tem custos mínimos de manutenção, a terceirização pode não trazer uma vantagem relevante naquele momento.

Essa é uma distinção importante.

O objetivo de um diagnóstico não deve ser provar que toda pequena empresa precisa de outsourcing. Deve descobrir qual modelo custa menos e dá menos trabalho para a realidade daquela operação.

Para conhecer as opções disponíveis, consulte também a página de Comodato da Art Jet.

Empresa pequena também pode terceirizar sem complicar a operação

Ter cinco, oito ou dez funcionários não deveria decidir sozinho como sua empresa administra impressão.

A decisão precisa partir da rotina.

Se a impressora raramente exige atenção, o modelo atual pode continuar funcionando. Mas se suprimentos, manutenção, paradas e compras inesperadas já consomem dinheiro ou tempo administrativo, vale colocar os números no papel.

É justamente essa análise que transforma a discussão sobre outsourcing de impressão pequenas empresas RS de uma percepção de “serviço para empresa grande” em uma decisão concreta de gestão.

Você não precisa começar contratando. Comece comparando.

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